Los entrenadores de carreras suelen decir que lo más importante sobre correr era que el final de la carrera era tan importante como el comienzo.
Lo mismo sucede en el lugar de trabajo.
Puedes tener una racha increíblemente productiva, pero si no finalizas tu día revisando en qué trabajarás mañana, evitas que tu salida sea tan veloz como sea posible.
Los rituales del final del día garantizan que sepas exactamente en qué trabajarás al inicio de cada nuevo día cuando entres por la puerta de la oficina. La siguiente rutina de cinco pasos es una gran forma para asegurarte de empezar todos los días con el pie derecho.
1) Hacer una reunión de pie.
Cuándo hacerlo: tres horas antes de finalizar tu día.
Una reunión de pie es una junta muy corta que se originó en los departamentos de ingeniería para garantizar la alineación diaria entre los miembros del equipo, pero el proceso se puede adaptar a cualquier trabajo. De hecho, yo realizo dos reuniones de pie al día, pero solo las reuniones de la tarde tendrán un efecto sobre tu día siguiente.
Todas las tardes debes hacerte estas preguntas:
- ¿Qué tengo que acabar para hoy?
- ¿Qué hace falta hacer que puede aplazarse para mañana?
- ¿Qué deberías realizar hoy de la lista de mañana (solo si ya completaste las tareas del día)?
Échale un vistazo a este post para obtener más información sobre cómo incorporar las reuniones de pie en tu rutina diaria.
2) Evaluar y clasificar por prioridades la lista de tareas que te quedan por hacer.
Cuándo hacerlo: después de la reunión de pie.
Después de que hayas evaluado lo que se puede finalizar para el día de hoy y qué necesita aplazarse, ajusta tu lista de tareas por hacer. (Todoist es una app de una lista de cosas por hacer que te permite asignar uno de los cuatro niveles de prioridad a las tareas que aún no has realizado. Para mí es muy útil). Cualquier tarea que no sea esencial se puede posponer para más adelante en la semana o eliminarla por completo. Además, también puedes delegarla o abstenerte de terminarla.
3) Revisar el calendario del día siguiente.
Cuándo hacerlo: dos horas antes de finalizar el día.
Cuando estás más ocupado, es natural que te enfoques por completo en lo que tienes entre manos, pero revisar tu calendario unas horas antes de salir del trabajo atenúa la posibilidad de olvidar un compromiso que requiere trabajo de preparación.
Si tu preparación es un compromiso muy grande (usa tu propio juicio para definir esto), entonces empieza a avanzar desde hoy en ello. De lo contrario, crea una nota que te recuerde realizar la preparación para tus reuniones apenas comience la mañana.
4) Revisar tus borradores de correos electrónicos.
Cuándo hacerlo: al final del día.
Es inevitable; al final del día normalmente tengo al menos uno o dos correos electrónicos que empecé a escribir, abandoné a la mitad del camino... y después olvidé.
A menos que necesites escribir una obra maestra o un correo electrónico de recapitulación largo que requiere de más de 10 minutos de tu atención, es una buena idea terminar con esos correos electrónicos rezagados para que no inicies el día de mañana con distracciones en tu bandeja de entrada.
5) Actualizar la lista de tareas por hacer del siguiente día.
Cuándo hacerlo: al final del día.
Cuando hayas terminado todo lo necesario del día, tómate dos minutos para revisar la lista de cosas por hacer de mañana. Hazte las siguientes preguntas:
- ¿Estas tareas necesitan finalizarse en cierto orden?
- ¿Qué tareas tienes que terminar mañana? (Coloca al principio las que tengan mayor prioridad).
- ¿Qué tareas puedes dejar para más adelante? (Coloca al final las que tengan menor prioridad).
- ¿Ciertas tareas necesitan completarse en algún momento en específico del día y creaste una nota sobre ello (en lugar de confiar en tu memoria)?
¡Una vez que sepas las respuestas de estas preguntas, estarás preparado! Ya habrás creado tu lista de cosas por hacer y mañana podrás entrar a la oficina sabiendo exactamente cuál es el programa laboral de ese día y empezar a realizar tus tareas en lugar de gastar tu tan preciado tiempo en organizar todo.
